Eksperter i event proces – den gode idé alene skaber ikke succesen
Der er mange faktorer at holde styr på ved et event. Alle detaljer skal være i orden, og hvis ikke planlægning og logistik er gennemprøvet, kan selv det bedste koncept falde til jorden.
Strategisk planlægning og forudsigelse af komplikationer er Event Republics styrke. Vi har lavet over 500 events og har herigennem opbygget den erfaring, der skal til for at udføre events af meget høj kvalitet.
Systematisk projektledelse
Der arbejdes systematisk i integrerede faser under følgende fem overskrifter:
1. Research som grundsten
Som eventbureau består vores fornemste opgave indledningsvis i at sætte os ind i præcis, hvad det er vores klient vil have, og hvad der er målsætningen med eventen. Vi lægger vægt på kompetent research og ved fra erfaring, at grundig research er grundstenen til en vellykket event.
Denne proces tager ofte tid. Og vi bruger altid den tid, det tager (og lidt til), da det er essentielt, at der foreligger klare linjer eventbureau og virksomhed imellem.
Klar målsætning:
Det konkrete mål for eventet defineres ud fra følgende faktorer:
- Hvad vil vi opnå med eventet?
- Hvilke budskaber ønskes der kommunikeret?
- Hvem er målgruppen?
2. Event idé og design
Når målet for eventen er fastsat, kan det designes. Her må der gerne være højt til loftet, da den kreative tankegang skal have frit spil.
Der arbejdes ud fra en ”alt-er-muligt” attitude – vi drømmer stort og tænker højt! Der vil ofte være flere løsningsforslag på tegnebrættet.
Her måles og vejes hvert enkelt løsningsforslag – løser dette vores erklærede mål med eventen?
Hver eneste idé gennemgås systematisk og detaljeret. Ved at have fokus på målsætningen for eventen afvejes de forskellige løsningsforslag nøje.
I praksis foregår idéfasen således:
- Designteori – brainstorm
- Fordel- og ulempeanalyse af valgte løsningsforslag
- Opnår vi vores opstillede mål med det valgte design?
3. Koordinering og planlægning
Når koncept er på plads udarbejdes en procesmanual, der følges grundigt herfra.
Erfaring og grundig planlægning er med til at sikre en vellykket event. Derfor gennemgås procesmanualen hellere en gang for meget for at sikre at alle faktorer er på plads.
Procesmanual:
- Mål og delmål
- Deadlines
- Arbejdsfordelingsplan
- Tjeklister 1, 2, 3
- Kritiske punkter
- Back up plan 1
- Back up plan 2
4. Eksekvering som højdepunkt
Højdepunktet i processen er eksekveringsfasen. Det er her vores samarbejde bærer frugt og alt tjekkes af og gennemprøves inden det går løs.
Den projektleder, der er med fra start, eksekverer også eventet. Alle er ”på” og fuldt fokuserede på at netop dit event skal blive en stor success. Proces manualen bliver fulgt til punkt og prikke!
5. Nåede vi det erklærede mål?
En fyldestgørende evaluering efter en endt event er et vigtigt værktøj til at måle på deltagernes udbytte fra eventen, få viden om deres tilfredshed og adgang til eventuelle kommentarer. Event Republic lægger stor vægt på denne del af processen, for selvfølgelig skal kunden have forsikring om at eventen opfyldte målet – og alt i alt var en god investering.
Online evaluering:
Event Republic tilbyder at klare evalueringsopgaven for jer. Vi laver et skræddersyet online skema, der passer til netop jeres event. Gennem evalueringsværktøjet kan vi aflæse effekten af eventen og få et detaljeret indblik i modtagernes afkodning af kommunikationsbudskabet.